Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

1. Notre engagement

Chez A-WAY | Mobilité professionnelle inc. (« A-WAY », « nous » ou « notre entreprise »), la protection de vos renseignements personnels et le respect de votre vie privée sont importants pour nous.

Dans le cadre de nos activités en immigration et en relocalisation au Canada, nous accompagnons des personnes, des travailleurs étrangers et leurs familles. La réalisation de ces services peut nécessiter la collecte et l’utilisation de renseignements personnels, parfois sensibles.

Nous nous engageons à traiter ces renseignements de manière responsable et confidentielle, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment celles en vigueur au Québec et au Canada.

La présente politique explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi nous les utilisons, avec qui ils peuvent être communiqués et quels sont vos droits.

2. Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Les renseignements recueillis dépendent des services demandés et de votre situation. Ils peuvent notamment comprendre :

• Renseignements d’identification et de contact : nom, prénom, adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, nationalité et citoyenneté;
• Renseignements liés à l’immigration : passeport, documents d’identité, actes d’état civil, permis, visas, diplômes, expérience professionnelle, contrats de travail et correspondance avec les autorités gouvernementales;
• Renseignements familiaux et de relocalisation : composition familiale, besoins en matière de logement, de transport, de scolarisation et d’installation au Canada;
• Renseignements professionnels et financiers : informations relatives à l’employeur, à l’emploi, à la rémunération et, lorsque requis, documents financiers ou justificatifs de fonds;
• Renseignements sensibles : lorsque nécessaires à une démarche, certains renseignements médicaux, biométriques ou relatifs aux antécédents judiciaires.

Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires à la réalisation des services et des mandats qui nous sont confiés.

3. Pourquoi utilisons-nous vos renseignements?

Vos renseignements personnels peuvent être utilisés afin de :

• Évaluer votre situation et vos besoins en immigration et en relocalisation;
• Préparer, soumettre et assurer le suivi de vos demandes auprès des autorités compétentes;
• Vous accompagner, ainsi que les membres de votre famille concernés, dans votre installation au Canada;
• Communiquer avec vous, votre employeur ou les autres personnes concernées par votre dossier;
• Coordonner les services nécessaires à la réalisation de votre mandat;
• Gérer nos relations contractuelles, administratives et financières;
• Respecter nos obligations légales, réglementaires et professionnelles;
• Assurer la qualité de nos services et la gestion de nos activités.

Nous n’utilisons pas vos renseignements à d’autres fins sans votre consentement, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige.

4. Comment vos renseignements sont-ils recueillis?

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de différentes façons, notamment :

• Directement auprès de vous, lors de nos échanges ou de la réalisation de votre mandat;
• Par l’entremise de votre employeur ou de l’entreprise cliente, lorsque cela est nécessaire à la prestation des services;
• Par l’intermédiaire des membres de votre famille ou de représentants autorisés;
• Auprès des autorités gouvernementales ou d’autres intervenants concernés, lorsque cela est permis ou nécessaire.

Les renseignements transmis par l’entremise du formulaire de contact de notre site Web sont acheminés vers une boîte courriel à accès restreint. Seules les personnes autorisées au sein de notre équipe peuvent consulter ces demandes et en assurer le suivi.

Pour les dossiers d’immigration et de relocalisation, A-WAY utilise une plateforme numérique sécurisée qui permet le dépôt, le transfert, la gestion et le stockage des documents et renseignements nécessaires au traitement des dossiers.

L’accès aux renseignements qui y sont déposés est réservé aux personnes autorisées qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. Certains partenaires ou fournisseurs autorisés peuvent également y avoir accès lorsque cela est nécessaire à la réalisation des services demandés.

5. Avec qui vos renseignements peuvent-ils être communiqués?

Dans la mesure nécessaire à la réalisation de nos mandats, vos renseignements personnels peuvent être communiqués à certaines personnes ou organisations, notamment :

• Les autorités gouvernementales et organismes publics concernés par vos démarches d’immigration;
• Votre employeur ou l’entreprise cliente, lorsque cela est nécessaire à la réalisation du mandat ou autorisé;
• Les consultants réglementés en immigration canadienne et les autres professionnels qui interviennent dans votre dossier;
• Nos partenaires et fournisseurs de services en relocalisation, logement, transport et installation;
• Nos fournisseurs de services technologiques, notamment pour l’hébergement, le stockage, la gestion documentaire et les communications;
• Nos conseillers professionnels, notamment juridiques et comptables, lorsque nécessaire.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et ne les communiquons pas à des tiers à des fins de commercialisation sans votre consentement.

6. Hébergement et communication à l’extérieur du Québec ou du Canada

Certains de nos fournisseurs technologiques ou partenaires peuvent être situés à l’extérieur du Québec ou du Canada. Dans ce contexte, certains renseignements personnels peuvent être hébergés, traités ou communiqués dans d’autres territoires.

Lorsque la loi l’exige, nous effectuons les évaluations nécessaires avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec et mettons en place les mesures contractuelles et de protection appropriées.

7. Combien de temps conservons-nous vos renseignements?

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales, réglementaires et professionnelles applicables.

La durée de conservation peut varier selon la nature du service, la durée du mandat, les exigences des autorités compétentes et les délais légaux applicables.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés, lorsque la loi le permet.

8. Comment protégeons-nous vos renseignements?

Nous mettons en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation ou la communication non autorisée ainsi que la modification ou la destruction accidentelle.

Ces mesures comprennent notamment des contrôles d’accès, des autorisations selon les responsabilités de chacun, des mécanismes de protection des comptes et des systèmes, ainsi que des engagements de confidentialité.

Nous privilégions également l’utilisation de notre plateforme sécurisée de gestion des dossiers pour la transmission de documents sensibles, plutôt que les échanges par courriel lorsque cette option est disponible.

Malgré les mesures mises en place, aucun système ne peut garantir une sécurité absolue. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous prendrons les mesures requises par les lois applicables.

9. Quels sont vos droits?

Conformément aux lois applicables, vous disposez de certains droits concernant vos renseignements personnels, notamment :

• Droit d’accès : demander si nous détenons des renseignements personnels vous concernant et obtenir accès à ceux-ci, sous réserve des restrictions prévues par la loi;
• Droit de rectification : demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci, sous réserve des obligations légales ou contractuelles applicables;
• Droit à la cessation de la diffusion et à la désindexation : demander certaines mesures concernant la diffusion de renseignements personnels, dans les circonstances prévues par la loi;
• Droit à la portabilité : demander, lorsque les conditions légales sont réunies, de recevoir certains renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• Droit de déposer une plainte : communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels ou déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées ci-dessous. Une vérification raisonnable de votre identité pourrait être nécessaire.

10. Responsable de la protection des renseignements personnels

A-WAY a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels conformément aux exigences légales applicables.

Pour toute question concernant la présente politique, pour exercer vos droits ou pour formuler une demande relative à vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec : info@away-canada.com.

Vous pouvez également obtenir de l’information auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca